miércoles, 2 de marzo de 2011

RECOPILACION DE INFORMACION - CUESTIONARIOS - OBSERVACIÓN

CUESTIONARIOS
Esta forma de recopilación de información permite a los analistas estudiar las actitudes, creencias comportamientos de muchas personas importantes en la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales o propuestos. Las actitudes consisten en lo que las personas de la organización dicen que quieren (en un nuevo sistema por ejemplo), las creencias son lo que realmente piensan las personas que es verdad; el comportamiento es lo que los miembros de la organización hacen, y las características son propiedades o atributos de las personas o cosas.
Un cuestionario es: “La recopilación de datos mediante preguntas en fichas en las que el encuestado responde de acuerdo con su criterio, de esta manera se obtiene información útil que pueda concentrar, clasificar e interpretar por medio de su tabulación y análisis lo que está sucediendo y emitir una opinión sobre el aspecto estudiado.”

El cuestionario tiene la ventaja de que puede recopilar gran cantidad de información, debido a que contiene preguntas sencillas cuyas respuestas no implican ninguna dificultad; además como en otros métodos, su aplicación está libre de influencias y compromisos, se puede determinar los tipos de preguntas que se deben realizar.
Al usar los cuestionarios el analista podría buscar cuantificar lo que descubrió durante las entrevistas, además estos podrían usarse para determinar que tan amplio o limitado es un sentimiento expresado en una entrevista.

Hay muchas similitudes entre las entrevistas y los cuestionarios por ello lo ideal sería usarlas en conjunto ya sea dando seguimiento en una entrevista a las respuestas confusas del cuestionario o diseñando los cuestionario con base en lo que se descubra en las entrevistas.
Siembargo ambas técnicas tienen sus propias funciones especificas, y no siempre es necesario o conveniente usarlas en combinación; esto ya depende del criterio del analista.

Planeación del uso de cuestionarios: esta técnica podría parecer una manera rápida de capturar gran cantidad de datos sobre la opinión de los usuarios sobre el sistema actual, los problemas que experimentan con su trabajo, lo que esperan de un sistema nuevo o modificado, el desarrollo de un cuestionario útil implica una cantidad de tiempo de planeación, aunque su aplicación sea rápida en comparación con la entrevista. Cuando por ejemplo se decide encuestar a los usuarios a través del correo electrónico, enfrenta aspectos de planeación adicionales como: la confidencialidad, autenticación de la identidad, y problemas de múltiples respuestas.

Lo primero es decidir qué fines se persigue con la aplicación del cuestionario, para ello se tiene que hacer las siguientes preguntas ¿Qué información pretende obtener con la aplicación de cuestionarios?, ¿Para qué aplicarlo?, ¿Cómo utilizará la información obtenida?, ¿La aplicación del cuestionario satisface sus necesidades de información?. Es importante definir los objetivos de la recopilación de datos y los resultados que espera obtener con este instrumento.
Estas son algunas directrices que pueden servir para decidir si es apropiado el uso de cuestionarios si:
1. Las personas que necesita encuestar se encuentran en ubicaciones dispersas (diferentes instalaciones de la misma corporación o áreas geográficas).
2. Una gran cantidad de personas está involucrada en el proyecto y es importante saber que proporción del grupo (por ejemplo los directivos), aprueba o desaprueba una característica específica del sistema propuesto.
3. Está haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinión general antes de que determine el rumbo que tomará el proyecto.
4. Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificará y abordará cualquier problema relacionado con el sistema actual.

Una vez determinado que existen buenos motivos para aplicar el cuestionario procede a elaborar las preguntas.

Preguntas abiertas: las preguntas abiertas (o enunciados) son aquellas que dejan abiertas al encuestado todas las posibles opciones de respuesta.

Ejemplos:
Las preguntas abiertas en un cuestionario podrían ser. “Describa los problemas que está experimentando actualmente con la impresión de informes”.
En su opinión ¿qué tan útiles son los manuales de usuario para el modulo de contabilidad del sistema actual?.


Cuando se redacte preguntas abiertas para un cuestionario se debe anticipar que tipo de repuesta obtendrá. Por ejemplo con la pregunta ¿Qué piensa del sistema?, las respuestas podrían ser demasiado amplias para interpretarlas o compararlas con precisión. En consecuencia aun cuando se redacte una pregunta abierta, debe ser suficientemente específica para guiar al encuestado a responder de una manera en particular.

Preguntas cerradas: son aquellas que limitan o cierran las opciones de respuesta disponibles para el encuestado.

Ejemplos
Responda las preguntas 23 y 24 marcando el cuadro correcto
23 Abajo se muestran los 6 paquetes disponibles actualmente en el centro de información. Por favor marque el paquete que más use con frecuencia:
( ) Excel ( ) Word para Windows
( ) Freelance ( ) WordPerfect
( ) Paradox (x) Visible Analyst
(las preguntas cerradas podrían requerir que el encuestado marque un cuadro)

Las preguntas cerradas deben usarse cuando el analista de sistemas puede listar eficazmente todas las posibles repuestas a la pregunta y cuando todas las respuestas listadas son mutuamente excluyentes, es decir que al seleccionar una se impida la selección de cualquiera de las demás.

Ventajas
+ Facilitan la recopilación de información
+ Permiten la rápida tabulación e interpretación de los datos
+ Evitan la dispersión de la información requerida al concentrarse en preguntas de elección
+ Por su diseño son muy rápidos de aplicar y ayudan a captar mucha información en poco tiempo.

Desventajas
+ Falta de profundidad en las respuestas y no puede ir más allá del cuestionario.
+ Se necesita una buena elección de la población y las muestras utilizadas.
+ Pueden provocar la obtención de datos equivocados si se formulan deficientemente las preguntas, si se distorsionan o se utilizan términos ilegibles, poco usados o estereotipados.
+ La interpretación y el análisis de los datos pueden ser muy simples si el cuestionario no está bien estructurado o no contempla todos los puntos requeridos.
+ Limita la participación del encuestado ya que este puede evadir preguntas importantes o se puede escudar en el anonimato que le dan los cuestionarios.
+ Las respuestas a preguntas abiertas pueden ayudar a los analistas a obtener una alta comprensión preliminar, así como una alta amplitud y profundidad sobre un tema. Aunque la redacción puede ser sencilla sus respuestas son difíciles y el análisis toma mucho tiempo.

Diseño de cuestionarios:
El propósito de un cuestionario es recopilar información sobre actitudes, creencias, comportamiento y características, cuyo impacto puede alterar sustancialmente el impacto el trabajo de los usuarios.

Algunas reglas para diseñar un buen cuestionario son:
1. Deje bastante espacio en blanco
2. Proporcione suficiente espacio para escribir la respuesta
3. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas
4. Mantenga un estilo consistente.
Cuando diseñe cuestionarios en la web, aplique las mismas reglas que al diseñar un cuestionario impreso, la mayoría de los paquetes de software le permiten insertar alguno de los formatos de captura de datos más comunes.


No hay una manera de ordenar las preguntas del cuestionario que se considere como la mejor. Conforme ordene las preguntas, debe pensar en los objetivos o fines que persigue con el cuestionario y a continuación determinar la función de cada pregunta en la consecución de los objetivos.

También es importante considerar el cuestionario desde el punto de vista de los encuestados. Algunos lineamientos para ordenar las preguntas son:
1. Colocar primero las preguntas más importantes para los encuestados
2. Agrupar los elementos de contenido similar
3. Incorporar primero las preguntas menos polémicas.

Es muy importante que los encuestados se sientan cómodos e interesados con las preguntas que les haga, sin que los abrume algún tema en particular.

APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS
La decisión sobre quién recibirá o se aplicará el cuestionario se toma en conjunto así como los objetivos que se persigue con los resultados de los mismos, el muestreo ayuda al analista a determinar la clase de representación que necesita y el tipo de personas o encuestados que deben recibir el cuestionario.

El analista de sistemas tiene varias opciones para aplicar el cuestionario, el método de administración es a menudo determinado por el estado de la empresa. Entre las opciones para aplicar el cuestionario se encuentran las siguientes:
- Citar al mismo tiempo a todos los encuestados
- Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén terminados,
- Permitir a los encuestados que llenen los cuestionarios por si mismos en su trabajo y que lo dejen en una caja colocada en algún punto central.
- Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha límite, instrucciones y enviarles sobres con envíos prepago para que devuelvan los cuestionarios diligenciados.
- Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la web.


OBSERVACION
Una de las técnicas más populares, de mayor impacto y más utilizada para examinar los diferentes aspectos que repercuten en el funcionamiento de las organizaciones, este método permite recolectar directamente la información sobre el comportamiento de sistema, las funciones, actividades y operaciones, o de cualquier otro hecho, acción o fenómeno en el ámbito de la organización o sistema.
Observar es el hecho de examinar, analizar, advertir o estudiar algo, con el propósito de percibir lo relacionado con los eventos que se presentan en el desarrollo de las actividades de una organización, sistema u objeto de estudio.

Tipos de observación

Directa: es la inspección hecha directamente en el contexto donde se presenta el hecho o fenómeno a fin de contemplar todos los aspectos inherentes al comportamiento, conducta y características de ese ambiente.

Ejemplos:
• Observar la forma en que ingresan los usuarios al centro de computo u oficina de sistemas, a fin de conocer las medidas de seguridad de acceso al área.
• Observar el comportamiento de los usuarios de un sistema, a fin de analizar o evaluar su forma de utilizarlo

Indirecta
. Observación del hecho o fenómeno en estudio, pero sin que el observador entre en contacto directo con el aspecto observado, sino que lo examine por medios indirectos, ya sea por referencias o comparaciones.

Ejemplos:
• El monitoreo de las actividades de los usuarios de una red de computo, aquí no se observa directamente el sistema, sino su operación.
• La prueba de escritorio para corroborar la programación adecuada de un sistema. Aquí se siguen las instrucciones del sistema pero en el escritorio, como si el sistema estuviera funcionando, pero no se sigue en el sistema cuando esta funcionando.

Oculta: es cuando el observador por las necesidades propias de la evaluación permanece oculto para observar el fenómeno que está estudiando, sin que los involucrados noten su presencia; con este tipo de observación se pretende estudiar el comportamiento y las características del fenómeno en su ambiente natural, sin que sufra ninguna alteración o influencia exterior, logrando identificar el verdadero comportamiento del sistema.

Participativa: el observador tiene la oportunidad de formar parte del fenómeno como si fuera un integrante del mismo. Esta participación le permite observar más de cerca las características, costumbres, actuaciones y comportamientos del fenómeno observado; además como pertenece a su ambiente puede comprobar las modificaciones y variaciones determinadas previamente del comportamiento y conducta de los hechos.

Ejemplos:
• Comportamiento del sistema actual con datos ficticios a fin de no alterar el sistema.
• Modificación de las operaciones o rutinas básicas de un proceso a fin de observar las repercusiones de los cambios en el sistema, siempre que se hayan tomado las medidas pertinentes como respaldos del programa original y los cuidados debidos.

Histórica: la observación se basa en registro de hechos pasados a fin de analizarlos y proyectar hacia el futuro los resultados obtenidos, además se inspecciona los registros y actividades pasadas para estudiar su comportamiento pasado.

Ejemplo:
- La revisión de la bitácora de servicios de mantenimiento correctivo o preventivo que se realiza durante un periodo determinado.
ACTIVIDADES

1. Complementar la exposición hecha por el docente en otras fuentes de consulta como Internet, textos, Google docs, entre otros.

2. Uno de los objetivos de la asignatura es aplicar los conocimientos adquiridos en una organización específica a través del desarrollo de un proyecto de Análisis y Diseño de sistemas de información, para ello cada grupo debe seleccionar la organización para la aplicación.

3. Identificar en la organización el sistema de información al cual se le realizara el proceso de Análisis y Diseño respectivo.

4. Desarrollar un estudio preliminar del sistema identificando sus componentes, objetivos, características, problemas, oportunidades, fortalezas que permitan conocer la situación actual del sistema bajo estudio. Aplicando las formas de recolección de información.

5. Diseñe una entrevista que usted como analista aplicara para obtener la información necesaria que requiere para esta primera parte del proyecto.

6. Busque en Internet herramientas que le permitan elaborar encuestas para ser aplicadas atraves de la WEB, diseñe una encuesta o cuestionario que le permita recolectar datos del sistema bajo estudio para el desarrollo del proyecto, publique la URL en el blog del grupo.
Es muy importante que se documente todas las actividades que se desarrollen como soporte y fuente de consulta en la elaboración del proyecto.

7. Publicar el estudio preliminar en el blog de cada grupo.

8. Socializar a los compañeros y al docente los resultados de esta primera actividad.

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